整合多位客戶排程與外包協作｜行銷工作室 Notion 專案管理案例
案例重點｜行銷工作室如何整合多客戶專案管理？
這是一間同時經營社群、短影音、SEO 內容與廣告服務的行銷工作室。原本使用 Google 日曆分別管理約十位客戶的上架排程，但隨著寫手、設計師與剪輯夥伴加入，開始出現任務難以分派、進度分散與跨角色協作不便等問題。
Purr Lab 呼嚕實驗室協助重新梳理內容製作流程，建立以 Notion 為核心的專案管理系統，將客戶排程、任務分工、外包協作與專案收支整合到同一套工作流程。
本次導入重點：集中管理客戶排程、依服務類型產生任務、建立外包夥伴專屬工作入口，以及整合收支與利潤分析。
客戶背景
這是一間小型的行銷整合工作室，替品牌經營社群、拍短影音、寫 SEO 文章、投放廣告。客戶大多每個月固定合作，內容由不同的寫手、設計、剪輯夥伴一起完成。
過去所有排程都放在 Google 日曆裡。每位客戶有獨立的日曆來安排時程，記錄每週要上架的時間、內容和平台。負責人自己看很清楚，時間到了還會跳通知。
變化發生在夥伴越來越多的時候。寫手、設計、剪輯都需要看同一份排程，也需要在任務上溝通。原本只服務一個人的日曆，開始撐不住一整個團隊。
「當我要加入有寫手、有設計、有剪輯，一起來看這個東西，而且是可以在裡面去對話的時候，我發現 Google日曆已經沒有辦法滿足這個需求了。」
合作時間軸
- 2026 年 3 月初：第一次諮詢，盤點現有流程
- 3 月下旬：確認需求，開始建置
- 5 月中：第一次展示，依回饋調整
- 5 月下旬：最終展示與線上操作教學
- 6 月初：交付，正式上線
導入前的困擾？四個每天都會遇到的小卡關
- 十個客戶，十個排程
十位客戶，有十個不同的行事曆排程。想快速掌握今天、這週整間工作室要交哪些東西，就得逐一點開，很難一眼看完，也沒辦法統計。 - 夥伴協作困難
寫手、設計、剪輯沒辦法一起進到日曆裡協作，有問題只能另外傳訊息，進度和對話分散在不同地方。 - 一篇貼文，其實是三個人的工作
一則社群貼文要經過文案、設計、上架三個步驟，在日曆上卻只是一格行程，很難拆開分派，也很難知道卡在哪一步。 - 收入和夥伴費用，分開記
每月請款和付給夥伴的費用各自記錄。客戶專案的總收益、這個月淨利多少，都要另外整理才看得到。
解決方案
STEP1｜把客戶的排程收斂成一個首頁 Dashboard
所有客戶的任務都集中在同一個任務資料庫，首頁沿用原本熟悉的行事曆畫面，我們沒有要求團隊立即改變原本的排程習慣，保留熟悉的行事曆作為主要入口，再將背後的資料整理成可分派、可追蹤的任務。
因為對小型工作室而言，系統是否容易被夥伴接受，比功能是否豐富更重要。
- 每種任務類型有自己的顏色，上架、文案、剪輯一看就分得出來
- 可以只篩選「上架」，也可以切換成週檢視，資訊多的時候不會眼花
- 首頁最上方列出已過期的項目，包含超過幾天、任務類型和負責人
- 需要時可以切到單一客戶，查看他這段時間的所有上架內容
STEP2｜依服務類型一鍵產生任務清單：從日曆上的一個行程，拆成一系列的流程
專案依服務類型分成企劃、短影音、SEO 文章、圖文…等。根據類型，就自動產生相對應的任務清單。
舉例：一則圖文貼文會拆成文案、設計、上架三個子任務，各自有負責人和期限，全部完成後，主任務才算完成。
每月固定合作的客戶，可以一次建立 12 個月的任務；重複的項目也能直接複製或是自動建立，不必每個月重新建一次，或是下個月忘記執行。
STEP3｜外包夥伴專屬頁面
每位夥伴有自己的頁面，看得到參與專案的任務，清單只列出和自己有關的任務，今天到期的也會特別標示來提醒。
STEP4｜收支分析
收支管理
每月收入可以一次建好整年度；支出綁定合作夥伴和付款日期。本月應收、應付的款項，在同一頁就能看完。
數據分析
收入與支出的曲線對照、客戶利潤排行，以及每位夥伴的待執行、本週到期、已過期任務數。
導入後的改變
| 導入前 | 導入後 | |
|---|---|---|
| 看排程 | 十個行事曆來回切換 | 一個首頁看完所有客戶，可篩選、可切客戶 |
| 任務拆分 | 一則貼文是一格行程 | 文案、設計、上架拆成子任務，各有負責人 |
| 建立任務 | 每月手動排 | 依服務類型一鍵產生，可一次建立整年 |
| 夥伴協作 | 進不了日曆，另外傳訊息 | 專屬頁面，只看到自己的任務 |
| 逾期掌握 | 要自己記 | 首頁自動列出已過期項目與負責人 |
| 收支 | 收入、夥伴費用分開記 | 收支同一處，看得到淨利與客戶利潤排行 |
負責人最在意的，一直是夥伴會不會搞混「這是哪個客戶的任務」。
導入系統後，負責人說：
「現在這樣看我覺得還蠻好懂的，好懂的原因是每個任務你有幫我設定顏色。」
這個適合什麼團隊？
- 客戶大多每月固定合作、需要長期排程的行銷或社群代操工作室
- 和寫手、設計、剪輯等外包夥伴一起產出內容的團隊
- 目前用 Google 日曆或試算表排程，人一多就開始對不起來的團隊
如果你也有類似的情況，歡迎預約諮詢，我們陪你把流程理清楚，找到現階段剛剛好的做法。
👉 預約諮詢
這個系統用到的功能模組
- 首頁儀表板：所有客戶的任務與上架排程集中在一頁
- 專案管理：依服務類型一鍵產生任務
- 外包廠商請款：夥伴專屬頁面，支出綁定合作夥伴
- 客戶專案財務：收支管理與客戶利潤排行
FAQ
Q1：行銷工作室使用 Google 日曆和 Notion 管理專案，有什麼差別？
Google 日曆適合管理上架日期、會議與時間提醒；Notion 則可以把排程與客戶、專案、任務負責人、製作狀態和相關資料串連起來。兩者不一定需要完全取代，重點是團隊是否需要追蹤從企劃到交付的完整工作流程。
Q2：什麼情況下，行銷工作室需要從日曆管理增加專案管理系統？
當工作開始需要跨角色分工、同時管理多位客戶、追蹤任務進度，或頻繁在日曆與通訊軟體之間確認資訊時，就值得評估導入專案管理系統。不一定要一次建置所有功能，可以先從最常出現協作問題的流程開始。
Q3：外包夥伴看得到我的報價和收入嗎？
看不到。夥伴頁面只顯示任務，收入和支出只有負責人看得到。
Notion 可根據購買的方案來進行權限的設定
Q4：每個月固定的社群內容，每次都要重新建任務嗎？
不用。月固定合作的客戶可以一次建立整年度的任務，重複的項目也能直接複製。
Q5：之後服務項目變多，系統還能用嗎？
系統是可彈性擴充的，當服務項目新增時，只要補上對應的任務清單即可。交付後如果需要小幅調整，也可以再跟我們討論。
