一套用了 5 年的 Notion，為什麼最後需要重做？室內設計公司的系統重建案例
客戶背景
這是一間同時做設計與工程的室內設計公司，案子有「設計接工程」，也有純設計、純工程。
他們用 Notion 已經四、五年，從主頁公告、任務看板到專案頁，幾乎所有工作都在裡面。團隊也會和外部設計師合作，一個案子常常有公司以外的人一起參與。
第一次會議時，負責人這樣形容他們的工作區：
「以前是我自己在做架構，後來成員慢慢變多，我也沒有時間再整理，大家東建一塊、西建一塊，很像違建。」
導入前的困擾
- 系統越長越大，越來越難用
每個人依自己的需求加頁面、加資料庫，五年下來，很多功能其實沒人在用，真正需要的資訊反而不好找。 - 任務看板跟專案是分開的
人少的時候，一張任務看板就夠用；人一多，任務和專案各管各的，很難看出某個案子現在走到哪。 - 什麼時候該請款，要靠人提醒
客戶款項記在另一套系統裡，到了該收下一期款的時候，會計得先去查帳，再提醒設計師去請款，中間全靠人工傳話。 - 和外部夥伴、業主分享很費工
每開一個新專案，就要把相關內容一頁一頁分享給外部設計師，結案後也不好收回。給業主看的進度則是用公開連結，能看到的範圍不好控制。
為什麼我們建議分階段導入？先建立基礎系統，再逐步客製化
這間室內設計公司已經使用 Notion 四、五年，團隊也很習慣在 Notion 裡工作。
這次系統重整需要考慮的，除了資料庫和頁面架構，還有團隊原本的工作習慣，以及設計、工程、行政之間的協作方式。
在討論需求時，我們觀察到有些問題可以透過重新整理專案架構來改善，有些則需要依照公司的實際流程進行客製化。
如果一開始就把所有需求都做進系統，很容易在還沒確認使用方式之前，投入大量時間建置功能，也增加團隊適應新系統的負擔。
因此，我們建議分成兩個階段進行。
第一階段：先建立一致的專案管理架構
先導入室內設計專案管理的基礎系統，整理專案、任務與工作階段之間的關係，讓團隊有一個清楚、一致的工作流程 SOP。
這個階段的重點，是讓團隊先熟悉新的管理方式，並透過實際使用，觀察哪些流程需要進一步調整。
第二階段：根據實際工作流程進行客製化
使用一段時間後，再針對團隊確認的需求進行調整。
例如將設計與工程整合在同一個專案中、建立跨專案共用的材質與報價資料庫、串接工程進度與請款提醒，以及規劃業主和外部合作夥伴的存取權限。
這些功能都與團隊日常工作密切相關，因此需要考慮不同角色如何使用資料，以及資訊在各個流程之間如何串接。
對我們來說，Notion 客製化系統不需要一開始就做到最完整。
先讓團隊用得起來，再根據實際需求逐步調整，才能讓系統隨著工作方式持續成長。
解決方案
我們分兩個階段進行：先導入室內設計專案管理的基礎系統，讓團隊有一個乾淨的起點；用了一段時間、知道自己真正需要什麼之後，再針對他們的流程做客製化調整。
3.1 設計與工程在同一個專案裡
一個專案頁同時看得到設計和工程，總收入、總支出和利潤自動計算。
進入設計階段時，按一下按鈕就產生設計項目；進入工程階段，再按一下產生工程項目。每個設計階段都有對應的 SOP，會議紀錄、記事、材質和報價都掛在該階段底下。
3.2 材質庫與報價庫
材質和報價各自集中在一個資料庫，跨專案共用，不必每個案子重新建檔。選材時直接從材質庫挑，也能橫向統計某種材質用在哪些案子。
3.3 工程節點綁款項，請款自動提醒
應收款項綁在工程節點上，設計或工程項目完成時，系統自動通知行政請款。
廠商請款則記錄合約總額和每筆實付金額，依現場進度比例自動算出請款進度，加總不會超過合約總額。
3.4 業主專屬頁面與合作夥伴權限
業主綁定 Notion 帳號後，才能看到自己的專屬頁面，取代原本的公開連結；頁面上只放業主需要知道的內容，例如重大記事。
外部合作夥伴則只看得到和他相關的任務與檔案。
導入後的改變
| 導入前 | 導入後 | |
|---|---|---|
| 專案與任務 | 任務看板和專案分開 | 設計、工程、任務在同一個專案裡 |
| 新專案起步 | 手動建立各項內容 | 依階段按鈕產生項目，各階段有 SOP |
| 材質與報價 | 散在各專案頁 | 集中在材質庫、報價庫，跨專案共用 |
| 請款時機 | 會計查帳後再提醒設計師 | 項目完成時自動通知行政請款 |
| 廠商請款 | 人工試算 | 依進度比例自動計算，加總不超過合約 |
| 業主看進度 | 公開連結 | 綁帳號的專屬頁面，只顯示需要的內容 |
這個適合什麼團隊？
- 同時做設計和工程，案子會跨好幾個階段的室內設計公司
- Notion 已經用了一段時間，覺得系統越來越亂、想重新整理的團隊
- 常和外部設計師、工班合作，也需要讓業主看進度的團隊
如果你也有類似的情況，歡迎預約諮詢，我們陪你一起把流程理清楚，找到適合現階段的做法
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這個系統用到的功能模組
- SOP 專案：依階段一鍵產生設計、工程或行政任務
- 報價單：報價庫跨專案共用
- 外包廠商請款：依比例自動計算請款進度
- 客戶共享頁：綁帳號的業主專屬頁面
- 客戶專案財務：專案收支、利潤自動計算
FAQ
Q1：已經用 Notion 好幾年、資料很多，還能重新整理嗎？
可以。已經使用多年的 Notion 系統，不一定需要全部刪除重建，通常可以先盤點現有資料庫、頁面關聯與團隊的實際使用方式，再決定哪些內容需要保留、合併或重新規劃。
隨著團隊人數增加、工作流程改變，原本適合少數人使用的架構，可能逐漸無法滿足新的協作需求。
以這次室內設計公司的案例來說，團隊已經使用 Notion 四、五年。我們規劃先建立一致的專案管理架構，再逐步整合設計、工程、材質、報價與請款流程，讓系統重新符合目前的工作方式。
Q2：設計和工程流程不一樣，能放在同一套系統裡嗎？
可以。設計與工程雖然有不同的工作階段、任務和管理需求，但如果兩者屬於同一個客戶專案，就可以透過共用的專案資料庫，建立整合的管理架構。
以這次案例來說，我們將設計與工程放在同一個專案中，讓團隊可以集中查看專案進度、收入、支出與利潤。
當專案進入設計或工程階段時，再產生對應的工作項目與 SOP，讓不同階段保有各自的執行流程。
這樣的設計也能同時支援純設計、純工程，以及設計接工程的不同案件類型。
Q3：使用 Notion 與業主分享專案進度，如何避免看到公司內部資料？
Notion 可以透過頁面分享與存取權限設定，讓業主查看指定的專案資訊，但需要依照實際資料架構及 Notion 使用方案規劃權限。
在這次室內設計公司的案例中，我們為業主建立專屬頁面，透過 Notion 帳號授權存取，取代原本使用公開連結的方式。
業主頁面只呈現需要對外分享的資訊，例如專案重要備忘錄和時程，不直接開放公司內部的完整工作區。
需要特別注意的是，如果使用關聯資料庫、連結資料庫或共用檢視，仍應確認底層資料的存取權限，避免將內部資訊意外分享出去。
業主綁定 Notion 帳號後，只會看到自己的專屬頁面，裡面放哪些內容可以自己決定，不會看到其他專案或內部資料。
Q4：室內設計公司經常與外部設計師或工班合作，Notion 權限應該如何管理？
如果團隊經常與外部設計師、工班或其他合作夥伴協作，建議依照不同角色需要查看與編輯的內容，規劃 Notion 的頁面及資料庫權限，例如：外部設計師可能需要查看指定專案的設計任務、會議紀錄與相關檔案，但不需要接觸其他專案或公司內部財務資訊。
這次的案例中，我們依照外部合作夥伴的參與範圍，規劃他們可以存取的任務與檔案。
Q5：企業導入 Notion，一定要一次完成所有客製化功能嗎？
不一定。企業導入 Notion 時，可以先從最常使用、最需要改善的工作流程開始，等團隊實際使用一段時間後，再決定後續需要增加哪些功能。
如果一開始就建置大量功能，可能增加導入成本，也讓團隊需要同時適應太多新的操作方式。
這次室內設計公司的系統重整，就是採用分階段導入的方式。
我們先建立基礎的室內設計專案管理系統，讓團隊熟悉新的架構，再依照實際需求，逐步加入材質與報價管理、工程請款提醒及業主專屬頁面。
透過分階段建置，團隊可以在使用過程中確認需求，讓後續的客製化更貼近實際工作流程。
