Notion 教學實戰手冊：30 分鐘解鎖數位整理術！
Notion 是一套備受歡迎數位工具，無論是學生記錄課堂筆記、上班族管理專案進度，還是創業者整理商業計畫，都能使用 Notion 完成資料整理。
本篇文章將進行 Notion 教學，用淺白易懂的方式，帶您認識 Notion 的核心功能及實用技巧。即使是完全沒用過的新手，還是想進一步優化工作流程的使用者，都能從這裡找到答案，為自己邁出第一步，開始建立專屬的高效數位系統。
Notion 是什麼？
Notion 是一款結合筆記、任務管理、資料庫和協作功能的全方位數位工具。可以把它想像成一個有彈性的數位工作空間，能同時取代筆記本、試算表、專案管理軟體和雲端硬碟。
Notion 的區塊模組概念也像是積木，讓使用者可以自由組合各種功能，打造最符合自己需求的工作環境。使用 Notion 非常自由，不需要被迫遵循固定的、被設計好的使用方式。
有人用 Notion 寫日記、追蹤日常生活中想紀錄的各種點滴，也有人用它管理公司的客戶資料，甚至不少工作團隊用它作為內部知識庫。無論需求是簡單還是複雜，Notion 都能靈活應對。
Notion 與其他筆記工具的差異比較
在選擇數位工具時，許多人會將 Notion 與其他筆記軟體比較。但實際上，Notion 的定位與純筆記工具有根本性的差異。以 NotebookLM 和 Goodnote 為例，這兩者主要聚焦在資料記錄和閱讀功能，NotebookLM 藉由 AI 幫忙快速理解及統整大量文件內容，Goodnote 則是模擬真實的手寫筆記體驗。
Notion 則是更全方位的資料管理工具，除了可實現筆記功能，還整合專案管理、資料庫、任務追蹤、協作平台等多重角色。
| 比較項目 | Notion | NotebookLM | Goodnote |
| 彈性程度 | 極高 完全客製化 | 中 主要由AI解讀內容 | 中 模擬紙本體驗 |
| 資料庫 | 強大且多元 | 無 | 無 |
| AI功能 | 有 | 有 | 無 |
| 協作功能 | 有 | 無 | 有限 |
| 適合情境 | 需要系統化/彈性管理 | 解讀大量文件/消化內容 | 喜愛手寫筆記 |
| 學習曲線 | 中高 功能豐富 需要時間適應 | 低 功能簡約 直覺簡單 | 低 模擬紙本 筆記本概念 |
Notion 的三大核心組成
區塊（Block）
區塊是組成頁面的最小元素。比如：一段文字、一個大標題、一張圖片、一個待辦事項等，這些都可以各別計算為一個區塊。
在 Notion 裡，可以按下斜線「/」符號，快速選擇及新增不同類型的資料內容。類型選項包括：文字、清單、表格、折線圖、程式碼等14種基礎型態，頁面中的任一區塊都可以自由拖曳排列，隨時調整內容順序。
頁面（Page）
頁面是 Notion 的基本單位，就像一張白紙。您可以在全新頁面裡撰寫文字、插入圖片、嵌入影片，甚至再建立相關子頁面。每個頁面都能獨立存在，也能透過連結互相串接。新手建議從建立第一個頁面開始練習，例如建立「每日工作紀錄頁面」或「學習筆記」。
資料庫（Database）
資料庫是 Notion 最強大的功能之一，它就像有系統的儲藏室一樣，能組織管理所有頁面。並且，能以多種方式呈現，包括表格、看板、日曆、清單和畫廊等檢視模式。使用者可以為每筆資料設定不同的格式屬性，像是日期、核取方塊、檔案等。
圖例是學生每日紀錄功課和考試排程後，以日曆模式觀看回家待辦事項的畫面。
新手 Notion 教學：從安裝 / 註冊到建立第一個頁面
了解頁面、區塊和資料庫三大核心後，建議隨著以下教學步驟，實際建立帳號並開始操作會更有方向感。
Notion 教學第一步：開始使用 Notion
首先開始使用 Notion 的第一步是註冊與設定。
前往 Notion 官網註冊免費帳號，可供選擇登入的方式包含：
- Google 帳號
- 電子郵件
- Apple 帳號
- Microsoft 帳號
- 通行金鑰
- 單一登入(SSO，企業或教育帳號適用)
註冊 Notion 時，系統會詢問您的使用目的（個人、工作團隊或學生），並根據最終選擇提供適合的預設範本。新手建議選擇保留這些範本，可以作為學習的參考範例。
Notion 教學第二步：認識 Notion 界面
Notion 的介面主要分為左側邊欄和主要工作區。左側邊欄顯示所有頁面，就像檔案總管一樣。主要工作區則是編輯頁面內容的地方。
側邊欄（Sidebar）
側邊欄是整個 Notion 的導航中心，透過這個區域功能可以達到下列目標：
- 建立新頁面（Page）或資料庫（Database）
- 展開或收合不同的工作區（Workspace）
- 切換個人頁面與團隊協作頁面
主要工作區（Main Page Area）
主要工作區是實際撰寫與編輯內容的畫面視窗。每個頁面都像是一張白紙，可以自由插入文字段落、標題、清單、圖片、影片、檔案、程式碼區塊、資料庫表格、看板、日曆等互動區塊。
建立新頁面的方法：
- 點擊左上角的筆記圖示
- 滑鼠移到側邊欄的私人或共用類別名稱上，右側會顯示「+」號
Notion 教學第三步：Notion 必學實用功能
以下這些功能，是在主要工作區中，經常被使用的 Notion 實用技巧，讓您在筆記、規劃與資料整理上更有效率。
快捷指令（Slash Commands）
Notion 的快捷指令是加速操作的秘密武器，就像快速鍵的道理。只要輸入「/」，就會跳出完整指令清單，方便您新增區塊功能。
除了透過按「/」瀏覽挑選區塊類型之外，也可以直接輸入中文或英文指令，常用功能包括：
- /table 或 /表格→ 建立表格
- /todo 或 /待辦清單→ 建立待辦清單
- /heading 或 /標題 → 新增標題
- /callout 或 /標註→ 插入顯目提示
熟悉這些指令能讓編輯效率倍增！
模板按鈕（Template Button）
對於會不斷重複使用的內容架構，按鈕功能可以讓 Notion 達到類似自動化表單的效果，對於需要維持格式一致的資料，新增速度快又省時。
具體操作方法（以每日工作紀錄為例）：
- 輸入 /template 或 /按鈕 建立按鈕
- 設定按鈕名稱，例如「今日工作紀錄」
- 若資料顯示於同一頁，可選擇插入區塊後，新增制式化資料
- 點選藍色「完成」按鈕儲存設定
- 在頁面上點擊按鈕後，下方即會自動生成指定內容
如此一來，每天登記工作記錄時，就能節省輸入日期、標題和呼叫條列式等，這些重複性資料的過程。
內部連結（Page Mention）
Notion 可以透過內部連結的功能，把不同頁面互相串連。這種雙向連結的效果，可以讓知識互相串接，建立專屬於自己的知識網絡。
建立內部連結的作法：
- 輸入「@」選擇頁面
- 成功在頁面中建立內部連結
適合做內部連結的應用情境：
- 將「專案總覽」連到各個子專案頁面
- 在「會議紀錄」中標註相關人物或文件
- 在「每日工作記錄」連到當週/當月執行目標
- 需要建立知識地圖或為筆記做關聯性的時候
適當使用內部連結，也可避免資料或執行事項太多時，不小心遺漏，可作為適當的提醒和方便查找相關頁面。讓 Notion 像個互相串接的智慧筆記系統，由單頁的點，延伸串連成為更大的線及面。
摺疊區塊（Toggle）
摺疊區塊能讓長篇內容變得更整潔，在視覺上適當的縮短隱藏冗長的內容，可更有效率的瀏覽所有內容。輸入「/toggle 或/摺疊列表」建立可收合的區塊，把細節內容放在裡面，需要時再展開查看。這功能很適合用在教學步驟、參考資料或補充說明中。
區塊拖曳與複製
Notion 的每一段內容，包含文字、表格、清單等，都屬於區塊（Block）。
拖曳區塊左側的「六個圓點」圖示，即可重新排列、調整頁面結構，讓編排的方式更直覺。也可以按下六個圓點，選擇更多進一步的功能，例如：複製區塊、轉換區塊類型、刪除、修改顏色等。
提及與評論（Comments & Mentions）
如果是與學校或公司進行協作時，可以善用 @人名，就可以達到通知對方的效果，使溝通更有效率。這是團隊協作不可或缺的功能，將討論直接留在內容中，不需跳出 Notion 或切換到其他通訊方式。
Notion 教學第四步：Notion 資料庫教學
熟悉以上常用的熱門功能和基礎操作後，接著認識 Notion 真正的精華所在－資料庫。如果將頁面比喻為筆記本，那麼資料庫就等同於整理架構，將資料都收集在一起，把零散的資訊變成可搜尋、可分類、可篩選的系統。
Notion 資料庫應用舉例：
- 可用來管理專案、追蹤任務、記帳、紀錄閱讀進度等。
- 每筆資料都能自訂屬性（如狀態、日期、備註、檔案），並以不同檢視方式呈現。
以「任務管理」作為情境示範，教您實際建立一個簡單的資料庫：
步驟 1：建立資料庫
在頁面中輸入 /database 或 /資料庫，依使用需求選擇「資料庫 – 整頁」或「資料庫 – 內嵌」
- 整頁：讓資料庫單獨佔用一個頁面，適合情境：
- 資料量龐大且複雜
- 需要在多個地方同時被引用時
- 企業級的客戶管理、專案管理或知識庫
- 需要建立複雜且多重資料庫系統時
- 內嵌：將資料庫嵌入在頁面中，適合情境：
- 資料量少
- 不需要獨立管理
- 臨時性的追蹤資料需求
- 希望在同一個頁面呈現多元資訊
- 需要搭配說明文字
本範例為個人小規模的任務記錄，所以選擇建立內崁式資料庫。若想自訂資料庫欄位，可繼續點選「新的空白資料來源」開始編輯，預設會出現一個欄位的資料表，若需要增加欄位，可點選右側表頭的「新增屬性」。也可以點選表頭的欄位名稱，重新命名欄位。完成後，就擁有一個基本的任務資料庫。
步驟 2：資料庫欄位類型(屬性)
資料庫的每一個欄位都能依需求設定成不同類型的資料型態，正確設定資料屬性，將影響日後對欄位資料的操作，例如：數字屬性可進一步透過公式達到計算功能、日期屬性可用來篩選資料顯示區間等。
若以簡單的任務記錄來說，普遍會使用到的欄位類型包含下列幾種：
| 欄位類型 | 功能說明 |
| Text（文字） | 一般文字說明。 |
| Number（數字） | 可進行加總、平均等計算。 |
| Select / Multi-select（單選 / 多選） | 用於狀態或分類標籤。 |
| Date（日期） | 可顯示時間並支援篩選。 |
| Checkbox（核取方塊） | 表示是否完成。 |
| Person（人員） | 指派給誰（在多人協作時使用）。 |
當資料庫建立完成後，就可以開始新增資料，流程如下：
- 滑到資料庫底部，點選 「+ 新增」
- 直接在增列的資料列欄位中，填寫資料內容
步驟 3：切換檢視模式
同一個資料庫可以用多種方式呈現。表格檢視適合看整體資料、看板檢視適合追蹤任務狀態、日曆檢視適合管理時程、畫廊檢視適合展示圖片。今年（2025年）新增的地圖檢視（Map View）更能把包含地址的資料直接顯示在地圖上。
Notion 資料庫支援的檢視模式包括以下 7 種形式：
| 類型 | 說明 | 適合用途 |
| 表格 | 最基本的呈現方式，每一列代表一筆資料 | 任務清單、專案紀錄、名單管理 |
| 看板 | 以卡片分欄顯示，可拖曳變更狀態 | 專案流程、進度追蹤、代辦事項 |
| 日曆 | 以日期為主顯示資料 | 行事曆、會議排程、習慣追蹤 |
| 清單 | 以列表方式顯示，簡潔俐落 | 讀書清單、文章彙整、收藏紀錄 |
| 圖庫 | 以圖片卡片方式呈現 | 作品集、產品展示、靈感牆 |
| 時間軸 | 顯示任務的起訖時間 | 專案進度、研究計畫、時程規劃 |
| 地圖 | 將包含地址的資料以地圖形式視覺化呈現 | 客戶地址、旅遊規劃、美食地圖 |
檢視模式設定位置：
- 在資料庫右上方找到設定圖示
- 選擇版面配置，共有 7 種類型可選
步驟 4：篩選與排序
透過篩選和排序功能，可以只顯示符合條件的資料。例如只看「進行中」的任務、只看「本週」的事件。為不同用途建立相對應的檢視，專心呈現該情境需要的資訊，只顯示當下想看的重點，增加易讀性和效率。
Notion 教學第五步：2025 年最新功能應用
這一章節整理 2025 年推出的新功能，隨著 Notion 不斷優化與創新，使用者可以用得更順手、更便利。
離線模式（Offline Mode）
Notion 現在已正式推出離線使用功能，使用者在沒有網路的環境下也能打開、編輯頁面。
只要預先標註需要離線使用的頁面，點選網頁右上方「⋯」，點選開啟「可離線使用」，就會預先下載資料在本機端，離線期間的任何操作，將在恢復連線後自動同步上傳更新。
適合需要出差、搭飛機、地鐵或偏鄉等不便連上網的場景，隨時隨地仍可繼續工作或寫筆記。
AI 與自動化功能
Notion AI 藉由最新模型，實現更強的自動化效果，包括：
- 生成頁面摘要和問答模式，可以快速總結一整頁的筆記重點，或針對整份筆記提問。
- 可協助寫公式、生成任務清單、整理資料庫等多步驟的複雜任務。
- 在會議筆記中，標註 @Notion AI，讓 AI 整理重點與待辦事項。
地圖檢視&更多視圖強化
Notion 資料庫新增地圖檢視、資料列條件式著色、支援多資料來源等功能。
實現應用情境：
- 若含有場地、門市、旅遊地點的資料庫，在新增地點欄位後，再切換至地圖檢視，即可視覺化全覽所有地點。
- 利用條件式顏色，可讓已逾期或已完成等資料，依不同狀態條目變色，判斷更直觀。
常見的 Notion 使用情境
學會 Notion 的基本操作後，最重要的是如何靈活運用。無論是學生、自由工作者、團隊主管或家庭主婦，只要掌握資料庫、模板與連結功能，就能打造出專屬於您的工作與生活系統。
以下為 Notion 最常見、最實用的應用情境：
知識管理
用以建立個人知識庫、整理學習筆記、閱讀心得或靈感收集。或作為公司團隊協作使用，則可集中放置 SOP、品牌手冊、會議紀錄等資料，並用內部連結串接文件，讓員工能快速查找資源。
任務與專案管理
使用看板或表格檢視功能追蹤任務狀態。設定優先級、截止日期和負責人等資訊，讓團隊協作更順暢、更即時，避免因溝通產生誤解，所有任務進度一覽無遺。
生活管理和記錄
建立習慣追蹤表，用以記錄每日運動、生理紀錄、閱讀或學習進度。可多多利用待辦清單區塊，藉由核取方塊標記完成狀態，再搭配日曆檢視查看執行成果，只要有手機，就是可隨時隨地查看的手帳。
會議紀錄與工作日誌
使用模板按鈕快速產生會議紀錄格式。記錄討論重點、決議事項和待辦任務。另外透過 AI 摘要功能，還能自動生成及整理會議重點，就像多了一位聰穎的貼心小助理在身邊。
客戶資料管理
建立客戶資料庫，記錄聯絡資訊、互動歷史和專案進度。使用不同檢視技巧，快速找到當下需要的資訊。如果包含客戶地址，還能用地圖檢視直接顯示位置。
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延伸閱讀：
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學習Notion的常見問題
Q1：Notion 是什麼？適合哪些人使用？
Notion 是一款整合筆記、資料庫、任務管理與團隊協作的數位工具。無論是自由工作者、學生、設計師或中小企業，都能依據需求打造屬於自己的專屬工作系統。若想了解更多應用及細節，可以定期收看 Purr Lab 呼嚕實驗室的 Notion 文章選集。
Q2：學Notion會很難嗎？新手該從哪開始？
學 Notion 不難！建議從三個步驟開始：建立筆記頁面 → 嘗試使用資料庫功能 → 練習建立模板。若不想花時間摸索，也可預約 Purr Lab 呼嚕實驗室為您客製化 Notion 系統。
Q3：Notion免費版功能夠用嗎？
對需求或資料量不多的個人使用者來說，Notion 免費版夠用！可建立無限頁面、使用資料庫、插入多媒體內容。但是若需要使用進階功能，例如：團隊協作及設定權限、API整合、AI 自動化等，可再考慮升級成付費版。
Q4：如何備份Notion資料？
Notion 提供匯出功能，可以將所有資料匯出成 Markdown、HTML 或 PDF 格式。建議定期匯出重要資料作為備份。另外 Notion 本身就是雲端服務，資料會自動同步儲存。
Q5：Notion手機版和電腦版有差異嗎？
Notion 有網頁版、桌面版和手機 App。功能基本一致，但手機版在編輯複雜資料庫時，操作受螢幕尺寸而較不便。建議較複雜的設定先在電腦上完成，手機版用來快速記錄和隨時查看。
本篇 Notion 教學從基礎概念到進階技巧，完整涵蓋了新手需要知道的所有重點。如果現在已經了解頁面、區塊和資料庫三大核心概念，以及界面中的基礎操作功能，現在最重要的就是實際動手操作，從建立第一個頁面開始，打造自己的數位系統。