從重複建檔到跨系統整合，讓工作流程更順暢｜律師事務所流程自動化案例
案例摘要｜律師事務所如何透過流程自動化改善案件管理？
當企業規模逐漸擴大，數位工具越用越多，工作真的會變得更有效率嗎？
這次合作的律師事務所，原本已經使用多套工具管理案件、文件與行政作業。但隨著律師人數與案件增加，不同系統之間仍需要人工轉貼資料、重複建檔與核對資訊。
Purr Lab 呼嚕實驗室從工作流程與資料架構出發，以 Notion 建立客戶與案件的統一管理中心，再透過 n8n 串接原有工具，逐步整合顧問時數、諮詢開案、文件歸檔與案件通知流程。
這次導入的重點，不是增加一套新工具，而是讓原本分散的資料與工作流程能夠相互銜接，減少團隊在系統之間重複處理的行政工作。
客戶背景
這是一間有多位律師的事務所，業務範圍包含：一種是陪企業長期處理契約與營運問題的法律顧問，以時數計費；另一種是處理已經發生的爭議，例如訴訟、調解，按案件或審級收費。
「客戶的時數快用完了，我們自己常常不知道。」
他們原本就很重視流程。專案管理、檔案存放、案件 SOP 和一部分的自動化，各自都有工具負責。不過隨著律師和法務越來越多，案件量也上來之後，工具之間開始有斷點，反而造成人力的負擔。
導入前的困擾
- 時數散落在各個客戶頁面
每位客戶的顧問時數記在各自的頁面，沒辦法在同一個畫面看到所有人還剩多少，快用完了也不會有人提醒。 - 一筆案件，要在好幾個地方各建一次
從預約諮詢、報價到確定委任，當事人資料要在不同系統裡建好幾次，資料夾、任務也是分開的，如果有一段的狀態沒有更新到，就會產生資訊不同步。 - 資料夾名稱靠手打，一不小心就多一份
有兩位當事人的案件，順序不同，或是用了頓號、逗號，就會變成兩個資料夾，後面歸檔時找不到正確的位置。 - 收到法院文件後，要花時間比對
文件要對到是哪個當事人、哪個案件、哪位承辦律師，再放進正確的資料夾，全靠法務一筆一筆確認。
問題出在哪？
真正的問題不是工具不夠，是資料的結構化與流程之間沒有串起來
在梳理這間律師事務所的工作流程時，我們發現，每套工具都有專門處理的任務，問題發生在工具之間的串連。
同一位當事人、同一筆案件，可能同時存在於預約系統、專案管理工具與雲端資料夾中。當這些資料沒有統一的識別方式，就需要依賴人員反覆核對與更新。
這也是為什麼，團隊明明已經導入數位工具，卻仍然花費不少時間處理行政工作。
因此，Purr Lab 呼嚕實驗室沒有急著增加更多自動化功能，而是先梳理客戶、案件與工作流程之間的關係，建立一致的資料識別與關聯架構。
先讓資料有一致的來源與流向，再讓自動化接手重複性的工作。
當資料可以照著流程與結構化來正確傳遞，團隊就不必一直在不同工具之間重工。
解決方案
STEP1｜從被動查詢，轉為主動掌握客戶服務與合約狀態
我們先從時數管理開始，建立客戶、時數購買和時數使用紀錄三個資料庫：
- 從客戶頁面就能看到剩餘時數和使用歷程
- 客戶買了好幾期時數，系統會先扣較早購買的那一期
- 服務完成扣除時數後，自動寄給客戶的時數通知信
- 款項可以設定分期，依收款紀錄自動算出剩餘款項
- 合約到期前三個月、時數低於三小時，會自動提醒
STEP2｜減少重複建檔，建立一致的案件資訊與流程
接著處理「同一筆資料建好幾次」的問題。我們梳理案件進行的流程，讓每一筆紀錄同步更新：
- 當事人預約後，取得成功預約信，自動建立諮詢紀錄
- 管理儀表板查看每筆諮詢的進度：待諮詢 → 已諮詢 → 報價狀態 → 委任或不承接
- 確定委任後，系統依統一的命名規則建立雲端資料夾、專案管理任務，以及以當事人為單位的 Slack 案件頻道，並自動邀請相關律師
- 按鈕加上防呆機制檢查，第二次點擊不會重複執行
- 老客戶再次委任時，也能查看到過去的紀錄
STEP3｜系統協助檔案歸檔與分類，將人力留給專業判斷的工作
下一步是事務所每天都會發生的行政作業，像是會收到和案件或是當事人有關的公文需要歸檔：
- 文件上傳到雲端後，系統依檔名判斷當事人和文件類型，自動寫入 Notion，法務確認後就能歸檔。先由系統判讀、人工確認，穩定後再全面自動處理
- 歸檔後，接著會依照類型自動建立對應的任務
- 自動建立律師獎金紀錄，每月自動顯示上個月的資料（可設定管理者權限）
導入後的改變
| 工作流程 | 導入前 | 導入後的改變 | 對團隊的價值 |
|---|---|---|---|
| 顧問時數 | 散在各客戶頁 | 集中查詢、自動提醒 | 更容易掌握客戶服務狀態 |
| 案件建立 | 各系統分別建立 | 一次觸發多系統建檔（資料夾、任務、案件頻道） | 減少重複輸入與交接工作 |
| 文件歸檔 | 手動命名，偶有重複 | 系統判讀、人工確認 | 減少人工比對的負擔 |
| 諮詢管理 | 分散在不同地方 | 統一儀表板追蹤 | 快速掌握案件進度與轉換狀態 |
| 律師獎金 | 人工計算 | 委任時自動建立紀錄，有獨立權限設定 | 更清楚區分不同角色的資訊存取 |
系統導入後，改變的不只是工作效率
從這次的導入案例可以看到，流程自動化的價值不只是少按幾個按鈕，更重要的是，讓原本依賴人工記憶、重複確認與跨工具操作的工作，逐漸轉變成有明確規則、可以持續運作的流程。
當團隊人數增加、案件量成長時，也能降低因為資料分散與工作交接所產生的管理負擔。
對 Purr Lab 呼嚕實驗室而言，系統導入的目的從來不是讓功能越多越好，而是讓工具真正配合團隊的工作方式，成為日常營運中穩定的支持。
不只是律師事務所，這些狀況也可能正在你的團隊發生
這次的案例分享的是法律產業，但背後遇到的問題，其實是許多企業在成長過程中都會面臨的挑戰。
例如：
- 顧問與專業服務公司：客戶資料、服務時數、專案進度與請款資訊分散，難以一次掌握。
- 設計與工程團隊：專案資料、文件、廠商資訊與執行進度需要跨部門反覆確認。
- 行銷與廣告工作室：同時管理多個客戶與專案，資料經常需要在不同工具之間同步。
- 持續成長的中小企業：原本靠少數人就能順利運作的流程，隨著團隊擴編開始出現交接與管理負擔。
這些問題不一定需要透過更換整套系統來解決。
有時候，更重要的是先釐清資料從哪裡進來、由誰處理、接下來要交給誰，以及哪些步驟值得自動化。
工具可以依照不同產業選擇，但好的工作流程，應該能讓團隊更容易協作，也更有餘裕面對未來的成長。
如果你也有類似的情況，歡迎預約諮詢，我們陪你一起把流程理清楚，找到適合現階段的做法。
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FAQ
Q1：已經在用其他專案管理工具了，還需要換成 Notion 嗎？
不一定。這個案例就是保留團隊熟悉的工具，用 Notion 當中心把資料串起來，再視情況評估要不要逐步整合。
Q2：企業應該從哪些工作流程開始自動化？
建議先從高頻率、規則明確且需要重複處理的工作流程開始，例如資料建檔、文件歸檔、進度通知或定期提醒。
但導入自動化前，更重要的是先梳理現有的工作流程，確認哪些步驟可以簡化、哪些需要保留人工判斷，以及發生例外狀況時該如何處理。
以這次律師事務所的案例來說，我們讓系統先判讀文件資訊，再由法務人員確認後歸檔，減少重複作業的同時，也保留必要的人工審核。
自動化不是把所有工作都交給系統，而是讓系統處理重複性的事，讓人能更專注在真正需要專業判斷的工作上。
Q3：自動化出錯的話，資料會不會亂掉？
重要的步驟先由系統判讀、再由人工確認，按鈕也有防呆機制，另外我們會準備手動操作的備案教學，系統異常時還是能繼續作業。
Q4：律師的獎金或評分，可以只讓特定的人看到嗎？
可以。Notion 可以依照需求設定權限，只開放給所長和人資，律師只看得到自己的案件列表。
